Afgelopen week sprak ik een Rotterdamse ondernemer die merkte dat zijn bedrijf reageerde op de neergaande conjunctuur. Zijn organisatie is gevoelig voor het sentiment in de markt en door de huidige toestand in de wereld daalt het aantal klanten. Maar, zei hij, het kan zomaar ook weer opleven als de situatie stabiliseert of zich ten positieve keert. Afhankelijk van de prognoses die het bedrijf volgt, moet men besluiten tot ferme ingrepen in de personeelsformatie, of juist niet. Waar doe je goed aan? Het ontbrak de ondernemer vooral aan inzicht in de gevolgen van een verkeerde inschatting. In zijn situatie leken mij drie vragen van belang, die ik hieronder verder uitwerk.
De zorg van deze ondernemer was niet zozeer het kiezen van een marktscenario. Je moet als ondernemer het risico van een verkeerde keuze nu eenmaal accepteren. Maar bij het nemen van een besluit moet dat risico wel goed gewogen worden. Onderbouwing van de gevolgen van diverse scenario’s is een kwestie van verantwoord bestuur. De scenario’s zijn in dit geval: anticiperen op een (sterk) dalende omzet en de formatie laten krimpen, met als risico dat de omzet niet afneemt en een personeelstekort ontstaat. Of anticiperen op een gelijkblijvende omzet en de formatie in stand houden, met een risico op verlies omdat een gedaalde omzet de personeelskosten niet meer dekt.
Hoe efficiënt is de organisatie op dit moment?
De eerste vraag leek me: zit er op dit moment ruimte in de formatie? Tijdens goede jaren hebben organisaties de neiging om een wat comfortabeler werkwijze te gaan hanteren. Als de werkprocessen weer wat strakker worden getrokken, blijkt het werk ook in minder tijd wel gedaan te kunnen worden. Anderzijds, door de schaarste op de arbeidsmarkt is het werk misschien juist al heel efficiënt georganiseerd. Inzicht in de huidige staat van efficiëntie is nuttig. Als de organisatie al heel efficiënt werkt, dan leidt een iets te grote krimp van de formatie al snel tot knelpunten in de uitvoering. Omgekeerd, als er wat speling is, dan is het risico van een capaciteitsreductie minder groot.
Hoe variabel is de tijdsbesteding?
Vervolgens zou ik willen weten: hoe reageert het werk eigenlijk op een afname van de omzet? Een deel van het werk hangt direct samen met de klantvraag: neemt de omzet af, dan is er in dezelfde verhouding ook minder werk te doen. Maar er zijn daarnaast activiteiten die met vertraging reageren op variaties in de afzet. Denk aan ondersteunende taken, zoals operationele planning, of aansturing door teamleiders. Een belangrijke categorie betreft de instandhoudingstaken. Daarmee bedoel ik taken die sowieso nodig zijn om een enkele klantvraag te kunnen afhandelen. Bijvoorbeeld: de winkel moet open zijn, schoon en veilig. De website of het wagenpark moet onderhouden, et cetera. Ongemerkt beweegt bij veel organisaties een groot deel van de personeelsformatie nauwelijks mee met de afzet. Bij een eventuele aanpassing van de formatie aan een dalende omzet is het inzicht in de variabiliteit van groot belang.
Hoeveel doorlooptijd kosten nieuwe, ingewerkte medewerkers?
De derde vraag die bij me opkwam, gaat over de vervangbaarheid van medewerkers. De gevolgen van een te lage inschatting van de capaciteitsbehoefte zijn minder groot als relatief snel personeel kan worden bijgeschakeld. De kosten van af- en opschalen zijn groter naarmate de vereiste kwaliteiten van medewerkers specifieker en/of schaarser zijn. Het gaat meestal om een combinatie: kwalificaties die schaars zijn in de arbeidsmarkt én bedrijfseigen criteria die veel inwerktijd vergen. Denk bij dat laatste aan het beschikken over een relevant netwerk, het doorgronden van de producten/diensten van de organisatie, de weg weten in de organisatie et cetera. Het inzicht dat de ondernemer in deze casus nodig heeft, betreft de mate waarin alleen moeilijk vervangbare medewerkers het werk kunnen doen. Welke taken kunnen ook worden uitgevoerd door medewerkers die ruimer beschikbaar zijn in de arbeidsmarkt en/of minder inwerktijd nodig hebben? De mogelijkheid om medewerkers in te zetten voor lastiger of juist eenvoudiger werkzaamheden is een belangrijke overweging bij ingrepen in de formatie.
Sommige organisaties zijn zo overzichtelijk dat deze drie vragen zonder al te veel moeite te beantwoorden zijn. Bij andere organisaties kost het iets meer moeite. Factoren die een rol spelen zijn bijvoorbeeld: heeft de organisatie een divers assortiment, werken er verschillende beroepsgroepen en/of zijn er meerdere werkprocessen. Onderstaand schema biedt een overzicht van de samenhang tussen omzet/markt, het werk en de personeelsformatie.
Een vraag naar aanleiding van deze casus? Neem gerust contact met me op!
No responses yet